Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et portée

NextiaTax est exploité par Nextia AI (« Nextia », « NextiaTax », « nous » ou « notre »). Cette Politique s’applique aux applications Web et mobiles NextiaTax, au site marketing, au soutien, à la facturation et aux communications connexes.

Nous gérons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et, lorsque cela s’applique, aux lois provinciales essentiellement similaires de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et du Québec. Notre contact de confidentialité agit comme responsable des demandes et peut être joint à [email protected].

2. Renseignements recueillis

Compte et identité

Nom, adresse courriel, identifiant, langue, métadonnées d’authentification, rôles, appartenances aux espaces de travail, invitations et numéro de téléphone facultatif.

Entreprise et tenue de livres

Profil de l’entreprise; reçus, factures, factures fournisseurs et pièces jointes; renseignements sur les transactions, catégories, taxes, projets, fournisseurs, paiements et devises; notes; imports; exports; et historique de révision. Les documents peuvent contenir des renseignements personnels sur vous ou d’autres personnes.

IA et traitement de documents

Contenu des documents, texte et champs extraits, questions et réponses de l’assistant, commentaires, compteurs d’utilisation et de jetons, indices de confiance et liens vers les écritures utilisées pour produire une réponse.

Facturation

Forfait, période, état de l’abonnement, identifiants client et abonnement Stripe, factures, état des paiements et métadonnées limitées fournies par Stripe. Nous ne recevons ni ne conservons votre numéro de carte complet.

Connexions bancaires

Si les flux bancaires sont activés, nous pouvons recevoir des identifiants de comptes, l’institution, les soldes, les transactions, l’état de connexion et un jeton d’accès du fournisseur chiffré. Plaid gère l’authentification bancaire; NextiaTax ne reçoit pas votre nom d’utilisateur ou mot de passe bancaire.

Soutien, notifications et appareils

Demandes et réponses de soutien, préférences de communication, preuves de consentement, historique des notifications, jetons de notification mobile, plateforme et version de l’application et adhésion facultative à WhatsApp.

Renseignements techniques et d’utilisation

Adresse IP, appareil et navigateur, journaux de requêtes et de sécurité, horodatages, diagnostics, utilisation des fonctions, erreurs, mesures de performance et journaux d’audit. Le site marketing utilise aussi un stockage limité dans le navigateur, décrit dans notre Politique relative aux témoins et au stockage local.

3. Renseignements que nous ne conservons pas intentionnellement

• Votre mot de passe NextiaTax ou le mot de passe d’un fournisseur de connexion — l’authentification est gérée par Microsoft Entra External ID.
• Votre numéro de carte complet ou code de sécurité — la saisie du paiement est gérée par Stripe.
• Votre nom d’utilisateur ou mot de passe bancaire — l’authentification est gérée par Plaid lorsque les flux bancaires sont activés.

4. Sources des renseignements

Nous recueillons des renseignements directement auprès de vous et des membres de l’espace; automatiquement pendant l’utilisation; dans les fichiers et écritures importés; et auprès de fournisseurs comme Microsoft Entra, Stripe, Plaid, les plateformes de notifications mobiles et les intégrations que vous choisissez.

5. Fins d’utilisation

• créer et sécuriser les comptes et appliquer les permissions;
• stocker, extraire, catégoriser, organiser, rechercher, résumer et exporter les dossiers comptables;
• fournir l’assistant IA et la lecture de documents;
• calculer l’utilisation, appliquer les limites, traiter la facturation et prévenir la fraude;
• offrir le soutien, les avis de service et de facturation, les courriels, WhatsApp facultatif et les notifications mobiles;
• surveiller la fiabilité, diagnostiquer les erreurs, maintenir les audits et protéger les utilisateurs et systèmes;
• améliorer les fonctions avec des renseignements agrégés, dépersonnalisés ou adéquatement protégés; et
• respecter la loi, appliquer les ententes et établir ou défendre des droits.

Nous n’utilisons pas le Contenu client pour vous cibler selon le contenu de vos dossiers financiers. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

6. Consentement et choix

Nous recherchons un consentement valable en expliquant les renseignements importants, les fins, les fournisseurs et les conséquences raisonnablement prévisibles. Certains traitements sont nécessaires au service demandé; si vous retirez votre consentement à un traitement nécessaire, nous pourrions ne plus pouvoir fournir la fonction ou le compte concerné.

Les canaux facultatifs comme WhatsApp et les notifications mobiles ont leurs propres contrôles. Les messages marketing éventuels respecteront les règles canadiennes antipourriel et comprendront un mécanisme de désabonnement. Les messages transactionnels, de sécurité, de facturation et de compte peuvent continuer lorsqu’ils sont nécessaires.

7. IA, extraction et traitement automatisé

NextiaTax utilise des services Microsoft Azure AI pour extraire du texte et des champs, suggérer des catégories et produire les réponses de l’assistant. Les résultats peuvent être inexacts; le produit est donc conçu pour une révision humaine. NextiaTax n’utilise pas ces outils pour rendre une décision entièrement automatisée qui détermine vos droits juridiques, votre obligation fiscale, votre accès au crédit, un emploi ou votre admissibilité à une prestation gouvernementale.

La documentation Azure actuelle de Microsoft indique que les requêtes, réponses et données client des modèles vendus par Azure ne sont pas accessibles aux autres clients ni aux fournisseurs de modèles et ne servent pas à entraîner des modèles fondamentaux sans permission ou instruction du client. Le traitement et la surveillance des abus demeurent assujettis aux conditions applicables de Microsoft.

8. Communications de renseignements

Nous pouvons communiquer des renseignements :

• aux membres et administrateurs du même espace selon leurs rôles;
• aux fournisseurs de notre page des sous-traitants, avec des mesures contractuelles ou autres;
• lorsque vous demandez une intégration, invitez un comptable ou exportez des renseignements;
• pour répondre à un processus juridique valide ou protéger les droits, la sécurité et les personnes;
• dans le cadre d’un financement, d’une fusion, d’une réorganisation ou d’une vente, sous réserve de confidentialité et de la loi; ou
• avec votre consentement ou lorsque la loi le permet.

9. Hébergement au Canada et traitement transfrontalier

La base de données principale et le stockage de fichiers de NextiaTax sont configurés dans des régions Azure canadiennes. Cela ne signifie pas que tous les traitements restent au Canada. L’identité, les paiements, la diffusion de contenu, les courriels, les notifications mobiles, le soutien et certains types de déploiements d’IA peuvent traiter ou stocker des renseignements limités aux États-Unis ou ailleurs.

Les renseignements traités hors du Canada peuvent être assujettis aux lois et demandes d’accès légal du territoire concerné. Nous demeurons responsables des renseignements sous notre contrôle et utilisons des contrats et d’autres mesures visant une protection appropriée.

10. Conservation

Nous conservons les renseignements seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins décrites, notamment pendant l’activité du compte et pour des périodes appropriées ensuite liées aux sauvegardes, à la sécurité, la prévention de la fraude, la facturation, la fiscalité, les différends, l’audit et la loi.

Les différents dossiers ont des besoins différents. La suppression dans le produit peut d’abord marquer un élément comme supprimé avant son retrait des systèmes actifs et des sauvegardes. Les demandes de suppression de compte sont examinées parce que des dossiers peuvent être partagés avec d’autres membres et que certains renseignements d’audit, de transaction ou de facturation doivent parfois être conservés ou dépersonnalisés.

11. Sécurité et incidents de confidentialité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements financiers et d’identité, notamment le chiffrement en transit et au repos, des contrôles d’accès côté serveur, la gestion des secrets, les journaux et les pistes d’audit. Aucun système n’est parfaitement sécuritaire.

Nous évaluons les incidents et, lorsque la loi l’exige, avisons les personnes touchées et l’autorité compétente lorsqu’une atteinte présente un risque réel de préjudice grave ou atteint un autre seuil applicable.

12. Vos droits

Sous réserve de la loi et d’une vérification d’identité, vous pouvez :

• demander l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous;
• faire corriger les renseignements inexacts ou incomplets;
• télécharger les données disponibles du compte et de l’entreprise;
• demander la suppression ou la dépersonnalisation lorsque cela est approprié;
• retirer un consentement à un traitement facultatif;
• demander de l’information sur les fournisseurs et le traitement transfrontalier; et
• lorsque la loi québécoise s’applique, demander les renseignements admissibles dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Une demande peut être limitée par la vie privée d’autrui, les droits d’un espace partagé, la faisabilité technique, le secret professionnel ou des obligations de conservation. Écrivez à [email protected] pour exercer un droit ou contester notre conformité.

13. Plaintes

Communiquez d’abord avec nous afin que nous puissions enquêter. Vous pouvez aussi contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, selon le cas, l’autorité de l’Alberta, de la Colombie-Britannique ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

14. Enfants

NextiaTax est un produit d’affaires qui ne s’adresse pas aux enfants. Vous devez avoir atteint l’âge de la majorité dans votre lieu de résidence pour créer un compte.

15. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette Politique lorsque nos pratiques, fournisseurs ou obligations changent. Nous publierons la version révisée et modifierons la date ci-dessus. Nous donnerons un avis supplémentaire si un changement est important et demanderons un consentement lorsque requis.

16. Contacter le responsable de la confidentialité

Écrivez à [email protected]. Avant le lancement public, cette Politique devrait aussi indiquer la dénomination légale confirmée et l’adresse postale de l’entreprise.